자동화 전에 해야 할 ‘프리랜서 시스템 점검 루틴’

“도구보다 중요한 건, 나만의 일 구조다.”

자동화를 시작하기 전에 반드시 해야 할 일이 있다.
바로 **‘시스템 점검’**이다.
자동화는 ‘일 잘하는 프리랜서’의 마법 같지만,
엉킨 구조 위에 얹으면 오히려 혼란만 커진다.
하루를 기록하고, 반복 업무를 구분하고,
내 일의 흐름을 ‘시스템’으로 보는 시각이 먼저 필요하다.

 

1. 하루 업무를 시각화하라: ‘루틴 맵’ 만들기

노션이나 종이 다이어리에 ‘하루의 일’을 순서대로 적어보자.
예를 들어,

오전 — 이메일 확인 → 고객 응대 → 콘텐츠 아이디어 정리
오후 — 프로젝트 작업 → 결과물 전달 → 회계 정리

이렇게 써두면 반복되는 일들이 눈에 보인다.
이 반복이 바로 자동화 후보다.
시간이 아니라 ‘패턴’을 찾는 게 핵심이다.

 

2. 불필요한 단계를 제거하라

자동화의 전제는 단순화(Simplify) 다.
불필요한 확인 절차, 중복 입력, 수동 관리 파일이 많을수록
자동화의 효과는 떨어진다.
예를 들어,

• 고객 정보를 이메일과 엑셀에 각각 저장한다면 → 한 곳으로 통합
• SNS를 세 플랫폼에 따로 올린다면 → 예약 발행 툴로 일원화

작업 자체보다 ‘흐름’을 가볍게 만드는 게 진짜 자동화의 첫걸음이다.

 

3. 핵심 데이터만 관리하라

프리랜서의 시스템은 **‘관리의 경제성’**으로 완성된다.
모든 걸 기록하려 하지 말고,
수입·지출, 프로젝트 현황, 고객 연락처, 콘텐츠 일정
이 4가지만 유지해도 충분하다.
이 데이터를 기준으로만 자동화 도구를 연결하면
유지보수가 훨씬 간단해진다.

 

 

4. 자동화 도구는 ‘업무의 빈틈’을 메워야 한다

도구는 많지만, 정답은 하나다.
ChatGPT, Notion, Zapier, Slack…
이 모든 건 ‘내가 귀찮은 부분’을 덜기 위한 선택지일 뿐이다.
따라서 “다른 프리랜서가 쓰는 툴”보다

“내 일의 병목 구간에 맞는 툴”을 고르는 게 중요하다.

💡 예를 들어

• 매번 견적 회신이 늦는다면 → Gmail 자동응답
• 콘텐츠 기획이 막히면 → ChatGPT 콘텐츠 템플릿
• 반복 업무 연결이 필요하면 → Zapier로 자동화

결론: 자동화는 도구가 아니라 ‘사고방식의 전환’

자동화 전에 반드시 스스로에게 물어야 한다.

“이 일은 정말 사람이 해야 하나?”

이 질문에 ‘아니오’라고 답할 수 있다면,
그게 바로 자동화의 출발점이다.
시스템을 점검한 프리랜서는
도구를 쓰지 않아도 이미 절반은 자동화된 셈이다.